DOSYALAMA YÖNETİMİ VE ÖZELLİKLERİ

•DOSYALAMA YÖNETİMİ

•Yönetim, önceden belirlenen amaç ve hedeflere ulaşabilmek için elde bulunan

kaynakları plan ve koordine edip daha sonra denetimini sağlama sanatıdır.

•Dosyalama yönetimi; dosyalama faaliyetlerininin planlanması, örgütlenmesi,

yöneltilmesi, koordine edilmesi ve denetimi olarak tanımlanabilir. Dosyalama

yönetimi, işletmenin bütün bölüm ve birimleri ile ilgili olduğu için sadece

dosyalamadan sorumlu yöneticinin veya dosyalama personelinin çabaları veya

dosyalamada yerine getirilen faaliyetlerle sınırlı değildir. Dosyalama yönetimi,

sadece gelen veya giden evrakları bir yerlere muhafaza etmek anlamına

gelmemelidir. Bilgi ve belgeler ilgili oldukları konulara, birimlere, sınıflara göre

sınıflandırılarak yapılmalıdır. Dosyalama yönetimi belirli başlı kuralları olan bir

süreç değildir. Bu yüzden zaman zaman bazı problemlerle karşılaşılacaktır.

Mevcut personel öncelikle problemin ne olduğu tüm bilgilerden, deneyim ve

tecrübelerden yararlanarak doğru biçimde tespit etmeli daha sonra çözüm için

gerekli alternatifler belirleyip bu alternatiflerden en uygun olanını seçip

uygulayarak problemi ortadan kaldırır. Problem doğru tespit edilirse yanlış

çözüm getirilse bile ilerleyen zamanlarda doğru çözüm bulunacaktır ancak

problem yanlış tespit edilirse ve bu problemlere doğru çözüm üretilirse iş daha

karmaşık içinden çıkılmaz bir hâl alacaktır.

•Organizasyonlar faaliyetlerine başlamadan önce nasıl bir yazışma, nasıl bir

dosyalama ve nasıl bir arşivleme yapacağına karar vererek başlar. Kamu

organizasyonlarında bu durum gerek yönetmelik gerekse genelgeler ile

belirlenmiştir. Özel organizasyonlarda faaliyetler sonucu ortaya çıkan evraklar,

gerekli işlemler yapıldıktan sonra organizasyonun karar verdiği sistem dâhilinde

dosyalanır. Karar verilen bu sistem, ileride organizasyonun büyümesi, birbiriyle

ilişkili yeni faaliyet dallarının oluşması, iş hacminin artması gibi durumlara

kolayca adapte edilebilmelidir; eğer bu sistem mevcut durumunu devam ettirip

yeni oluşuma direnç gösterirse organizasyonun ihtiyaçlarına cevap veremez ve

bundan ötürü faaliyetler aksar veya durur.

•DOSYALAMA YÖNETİMİNİN AŞAMALARI

•Dosyalama Yönetiminde Planlama

•Dosyalama Yönetiminde Örgütleme

•Dosyalama Yönetiminde Koordinasyon

•Dosyalama Yönetiminde Yöneltme

•Dosyalama Yönetiminde Denetim

•STRATEJİK DOSYALAMA YÖNETİMİ

•Strateji, bir amaca ulaşabilmek için eylem birliği sağlama ve düzenleme

sanatıdır. Stratejik dosyalama yönetimi ile işletmelerin dosyalama birimleri

arasında aşırı farklılıklar olmayacaktır. Günümüzde kamu kuruluşlarının çoğu

stratejik dosyalama ile departmanlarının çoğunda bir strateji geliştirerek

dosyalamada oluşabilecek karışıklıkları ortadan kaldırmıştır.

•İNSAN KAYNAKLARININ DOSYALAMA YÖNETİMİ AÇISINDAN ÖNEMİ

•İnsan kaynakları yönetimi, örgütün ihtiyaç duyduğu insan kaynağının

sağlanması, bu kaynaklardan en etkili, en verimli ve akılcı biçimde

yararlanılması, bu kaynağın yönlendirilmesi, motive edilmesi, örgüt kültürünün

bir öznesi hâline getirilmesi için üst düzey yöneticilerine görev ve sorumluluk

yükleyen çalışmaların tümüdür.

•Dosyalama bölümüne alınacak olan iş gören disiplinli, sorumluluk sahibi, sır

saklayabilen, hafızası güçlü, anlama kabiliyeti yüksek, kendisinden yapılmasını

istediği işin gerekliliklerine uygun nitelikte olan bir kişiden seçilip

çalıştırılmalıdır. Bu özelliklere uymayan kişiler çalıştırılırsa işletmenin bölümleri

arasında bilgi ve belge akışı aksar ve dolayısıyla işletme bu işten telafisi

olmayan zararlar görebilir