1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, ATAÜNİ Akademik portalı ile akademik veri yönetim paneli (birlikte “Sistem”) kapsamında işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu Atatürk Üniversitesi’dir (Atatürk Üniversitesi Rektörlüğü, 25240 Yakutiye / Erzurum). Bu metin, KVKK’nın 10. maddesi uyarınca sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
2. Bu metin kimleri kapsar?
- Akademik personel: Üniversitede görev yapan ve Sistem’de akademik faaliyetleri yer alan araştırmacılar.
- Katkı verenler: Sistem’deki yayın, proje ve diğer faaliyet kayıtlarında yazar, editör, çevirmen ya da ekip üyesi olarak adı geçen Üniversite içinden veya dışından kişiler.
- Ziyaretçiler ve kullanıcılar: Portal sayfalarını görüntüleyen herkes ile panele giriş yapan kullanıcılar.
3. Hangi kişisel veriler işlenir?
Akademik personel
- Kimlik: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, kurum sicil numarası ve Üniversite insan kaynakları sistemindeki (ÜBYS) kişi numarası. T.C. kimlik numarası yalnız kimlik doğrulama ve kurumsal sistemlerle eşleştirme için kullanılır; hiçbir sayfada yayımlanmaz.
- Mesleki bilgiler: kadro unvanı ve sayfada görünen akademik unvan, kadro ve görev birimleri, görev başlangıç ve bitiş tarihleri; eğitim bilgileri, yabancı dil düzeyleri, sertifikalar, akademik ve idari deneyim.
- İletişim: kurumsal e-posta adresi ve varsa ikincil e-posta adresi, iş telefonu ve dahili numara, cep telefonu, faks, ofis ve posta adresi, kişisel web sitesi ve sosyal medya hesapları.
- Akademik faaliyet: yayınlar, projeler, tezler, dersler, ödüller, fikrî mülkiyet ve diğer faaliyet kayıtları; bunların özetleri, anahtar kelimeleri, araştırma alanları, Sürdürülebilir Kalkınma Amaçları eşleşmeleri ve yüklenen tam metin belgeleri; biyografi ve araştırma özeti; yazar adının farklı yazımları; ORCID, Scopus, Web of Science ve YÖKSİS gibi yazar tanımlayıcıları.
- Tercihler: hangi iletişim bilgisinin ve hangi kaydın kişisel sayfada gösterileceğine, özgeçmiş bölümlerine ve temasına ilişkin seçimler.
Katkı verenler
Kaydın künyesinde yer aldığı biçimiyle ad ve soyad, yazar sırası, katkı rolü, bağlı olunan kurum ve ülke. Üniversite personeli olan katkı verenin kaydı, kişisel sayfasında ancak kendisi katkısını onayladığında gösterilir.
Ziyaretçiler ve kullanıcılar
- İşlem güvenliği: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, istenen sayfa adresi (arama sorguları dahil) ve zaman bilgisi; oturum kayıtları.
- Panel kullanıcıları için ayrıca: başarılı ve başarısız giriş denemeleri (başarısız denemede girilen e-posta adresi dahil); panelde yapılan ekleme, değiştirme ve silme işlemlerinin kim tarafından, ne zaman ve hangi IP adresinden yapıldığı ile değişen alanların önceki ve sonraki değerleri.
- Çerezler: yalnız oturum ve güvenlik için zorunlu çerezler kullanılır; ayrıntılar Çerez Politikası’ndadır. Ziyaretçi profili çıkaran analiz veya reklam aracı kullanılmaz.
Kurumsal e-posta ile girişte parolanız yalnız Üniversite e-posta sunucusunda doğrulanır; Sistem parolanızı saklamaz. Sistem, sağlık bilgisi gibi özel nitelikli kişisel veri işlemez.
4. İşleme amaçları
- Üniversitenin bilimsel araştırma, yayın ve proje faaliyetlerinin kamuoyuyla paylaşılması ve açık bilime katkı sağlanması,
- araştırmacıların akademik özgeçmişlerinin ve kişisel sayfalarının yayımlanması,
- akademik faaliyet kayıtlarının oluşturulması, güncellenmesi, kurumsal sistemler ve bibliyografik kaynaklardan aktarılması,
- birim ve kurum düzeyinde istatistik, raporlama ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
- panel kullanıcılarının kimliğinin doğrulanması ve yetkilendirilmesi,
- bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi (ör. istek sınırlandırma) ve hataların giderilmesi,
- mevzuattan doğan kayıt tutma ve bilgi verme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
5. Hukuki sebepler
Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. maddesinde sayılan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi (md. 5/2-a): 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu başta olmak üzere, üniversitelerin bilimsel araştırma, yayın ve kamuyu bilgilendirme görevlerini düzenleyen mevzuat.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü (md. 5/2-ç): kamu kurumu olarak kayıt tutma, raporlama ve bilgi güvenliğine ilişkin yükümlülükler.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmesi (md. 5/2-d): yayımlanmış bilimsel eserlerin künyelerinde yer alan yazar ve kurum bilgileri.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e): işlem ve denetim kayıtlarının saklanması.
- Meşru menfaat (md. 5/2-f): Sistem güvenliğinin sağlanması, oturum yönetimi ve kötüye kullanımın önlenmesi.
- Açık rıza (md. 5/1): e-posta adresi, cep telefonu, faks, ofis ve posta adresi gibi iletişim bilgilerinin kişisel sayfanızda yayımlanması; bu bilgiler yalnız sizin panelden açtığınız tercihle gösterilir ve tercihinizi dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
6. Kişisel veriler nasıl toplanır?
- Üniversitenin insan kaynakları sistemi (ÜBYS) üzerinden: kimlik, unvan, kadro ve görev birimi bilgileri,
- Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS) üzerinden: ilk girişte hesabınız açılırken akademik personel doğrulaması; özgeçmiş ve akademik faaliyet kayıtları ise panelde sizin aktarma talebinizle,
- e-Devlet Kapısı ve Üniversite e-posta sunucusu üzerinden: giriş sırasında kimlik doğrulaması,
- panelde sizin ya da yetkili birim kullanıcılarının girdiği bilgilerle,
- Crossref, ORCID, PubMed, arXiv, Web of Science, Scopus ve TR Dizin gibi bibliyografik veri tabanlarından: panelde sizin başlattığınız sorgularla künye bilgileri,
- otomatik yollarla: portal ve panel kullanımı sırasında sunucu kayıtları ve zorunlu çerezler aracılığıyla.
7. Kişisel veriler kimlere aktarılır?
- Herkese açık yayım: Kişisel sayfanızda ve portal listelerinde gösterilen bilgiler internet üzerinden herkesin erişimine açıktır; arama motorlarınca dizinlenebilir ve üçüncü kişilerce arşivlenebilir.
- Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı: hesabınızın açılması sırasında akademik personel doğrulaması ve YÖKSİS’teki kayıtlarınızın aktarılması için T.C. kimlik numaranız YÖKSİS hizmetine sorgu olarak iletilir.
- e-Devlet Kapısı: e-Devlet ile giriş yaptığınızda kimlik doğrulaması e-Devlet Kapısı üzerinden yapılır.
- Bibliyografik veri tabanları: Künye aktarırken yalnız sizin girdiğiniz sorgu ölçütleri (DOI, ISBN, ORCID kimliği, yayın başlığı ya da yazar adı gibi) ilgili hizmete iletilir. Bu hizmetlerin bir kısmının sunucuları yurt dışındadır; sorgu sizin talebinizle başlatılır.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: kanuni yükümlülükler çerçevesinde ve talep hâlinde.
8. Görünürlüğü nasıl yönetebilirsiniz?
- Kişisel sayfanız yalnız Üniversitede görevde olduğunuz sürece yayımlanır; görevden ayrılan personelin sayfası ve listelerdeki kaydı yayından kaldırılır.
- Panelde Kimlik & İletişim bölümünden hangi iletişim bilgilerinizin sayfanızda görüneceğini seçebilirsiniz. İş telefonunuz siz kapatmadıkça gösterilir; e-posta adresi, cep telefonu, faks, ofis ve posta adresi ise yalnız siz açtığınızda görünür.
- Formunda “Kişisel sayfamda göster” seçeneği bulunan kayıtları bu seçenekle yayından kaldırabilir, Özgeçmiş Yönetimi bölümünden özgeçmişinizde görünecek bölümleri belirleyebilirsiniz.
- Başka bir kullanıcının eklediği kayıtta adınız, siz katkınızı onaylamadıkça kişisel sayfanızda gösterilmez.
- Kapalı erişimli ya da ambargolu tam metin belgeleri herkese açık olarak indirilemez; yalnız künye bilgisi görünür.
9. Saklama süresi
Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır; bu süreler sona erdiğinde Üniversitenin kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun olarak silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir. Oturum kayıtları oturum süresi sona erdikten sonra geçersiz hâle gelir. Akademik faaliyet kayıtları, kurumsal arşiv ve raporlama yükümlülükleri nedeniyle görevden ayrılmanın ardından da saklanabilir; ancak herkese açık olarak yayımlanmaz.
10. KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz. Akademik kayıtlarınızdaki eksik veya yanlış bilgileri panelden doğrudan da düzeltebilirsiniz.
11. Başvuru yolu
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak; yazılı olarak Atatürk Üniversitesi Rektörlüğü, 25240 Yakutiye / Erzurum adresine, Üniversitenin kayıtlı elektronik posta (KEP) adresine güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da Üniversiteye daha önce bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden iletebilirsiniz. Başvurunuzda adınız, soyadınız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adresiniz, varsa e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talebinizin konusu yer almalıdır.
Başvurular talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde KVKK’nın 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
Portal içeriğine ilişkin düzeltme talepleri ve sorularınız için akademik@atauni.edu.tr adresine de yazabilirsiniz.
Son güncelleme: