Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi İçerik Geliştirme ve Yönetim Sisteminin Otomasyonu
Özet
Amaç: Türkiye’nin ikinci büyük Açıköğretim sisteminin yürütücüsü
olan Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi bünyesinde eğitim-öğretim ile
ilgili işlere yönelik yürütülen süreçlerin her birisinin manuel şekilde
yürütülen akışlarının bu çalışma kapsamında otomasyona dönüştürülmesi ve
otomasyona dönüştürme süreci sonunda sağlayacağı yararların ortaya konması
amaçlanmıştır.<o:p></o:p>
Yöntem: Nisan 2017 – Haziran
2019 tarihleri arasında yapılan çalışmada, Atatürk Üniversitesi Açıköğretim
Fakültesine ait eğitim-öğretim ile ilgili işlere yönelik kullanılan dört
sürecin her biri bir otomasyon yazılımına dönüştürülerek tek bir İçerik
Geliştirme ve Yönetim Sistemi (İGYS)
Otomasyonu çatısı altında toplanmıştır. Bu süreçler ünite yazımı ve
revizyonu süreci, sınav süreci, sınav sonuçlarına itiraz süreci ve performans
süreci şeklinde gerçekleşmiştir. <o:p></o:p>
Bulgular: Ünite Yazımı ve Revizyonu Süreci Otomasyonu;
Bu otomasyon 2017-2018 Güz Yarıyılı Döneminde uygulanarak 1491 üniteye revize,
819 üniteye yeniden yazım olmak üzere toplam 165 ders ve 2310 ünite üzerinde
gerçekleştirilmiştir. <o:p></o:p>
Sınav Süreci
Otomasyonu; Bu otomasyon 2017-2018 Güz döneminden Haziran 2019
tarihine kadar 12 sınavda kullanılarak toplam 1648 ders için yaklaşık 52000
soru alınmasını sağlamıştır. <o:p></o:p>
Sınav Sonrası
Soru İtiraz Süreci Otomasyonu; Bu otomasyon 2017-2018 Güz
döneminden Haziran 2019 tarihine kadar 12 sınav sonrasında kullanılarak gelen
itirazlara toplamda 13000’den fazla cevap verilmiştir. Yaklaşık 300 farklı soru
denetleme uzmanı bu cevapları vermede başrol oynamıştır. Bu süreçte toplam 284
soruya iptal, 116 soruya doğru cevap şıkkı güncelleme ve 10336 soruya ise maddi
hata yoktur cevapları verilmiştir. <o:p></o:p>
Performans Süreç Otomasyonu; Koordinatör
Performans Sistemi, 2018 Yılı şubat ayından itibaren
başlamıştır ve toplam 40 koordinatörün görev aldığı sistemde 550’den fazla
performans belgesi alınmıştır. Kitap
Ön Değerlendirme Uzmanlarının Performans Sistemi, Bu
performans sistemi 2018 Yılı Ocak ayından itibaren başlamıştır ve toplam 45
görevlinin görev aldığı sistemde 650’den fazla performans belgesi alınmıştır. Komisyon
ve Kurulda Görev Alan Kişilerin Performans Sistemi, Bu
performans sistemi 2018 Yılı Mart ayından itibaren başlamıştır ve halen düzenli
olarak kullanılmaktadır. Haziran 2019 tarihine kadar toplam 63 görevlinin görev
aldığı sistemde 500’den fazla performans belgesi alınmıştır. <o:p></o:p>
Sonuç ve Öneriler: Araştırma bulguları otomasyonun devreye alınması
sonrasında iş gücü, personel istihdamı, veri güvenliği ve zaman tasarrufu
noktasında ciddi kazanımlar elde edildiğini göstermektedir.<o:p></o:p>
Anahtar Kelimeler: Açıköğretim,
İçerik geliştirme, İş akışı, Süreç, Otomasyon, Yönetim <o:p></o:p>
Sürdürülebilir Kalkınma Amaçları
-
SKA 4: Nitelikli Eğitim
-
SKA 9: Sanayi, Yenilikçilik ve Altyapı
Atıf için künye
Sis, İ. M., & Dal, D. (2021). Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi İçerik Geliştirme ve Yönetim Sisteminin Otomasyonu. INTERNATIONAL CONGRESS ON OPEN LEARNING AND DISTANCE EDUCATION (ICOLDE 2021), Erzurum (ss. 295–305).
BibTeX
@inproceedings{sis2021-177746,
author = {Sis, İshak Metehan and Dal, Deniz},
title = {Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi İçerik Geliştirme ve Yönetim Sisteminin Otomasyonu},
booktitle = {INTERNATIONAL CONGRESS ON OPEN LEARNING AND DISTANCE EDUCATION (ICOLDE 2021)},
address = {Erzurum},
year = {2021},
pages = {295--305},
url = {https://akademik.atauni.edu.tr/yayinlar/177746-ataturk-universitesi-acikogretim-fakultesi-icerik-gelistirme-ve-yonetim}
}