Sürekli Eğitim Merkezlerinde Operasyonel Süreçlerin Dijitalleşmesi: Artvin Çoruh Üniversitesi Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Örneği

Dijitalleşme, organizasyonların verimliliğini artırmak, süreçleri hızlandırmak ve kaynak kullanımını optimize etmek için önemli bir strateji haline gelmiştir. Sürekli eğitim merkezleri, toplumun her kesimi için hayat boyu öğrenme faaliyetleri sunan ve yoğun operasyonel süreçler yürüten dinamik yapılardır. Geleneksel süreç yönetimi uygulanan merkezlerde, kayıt işlemleri, kurs yönetimi ve sertifikalandırma gibi süreçler manuel olarak yürütülmektedir. Bu da zaman kaybına, evrak takibinde aksaklıklara ve operasyonel verimsizliklere yol açmaktadır. Ayrıca, fiziksel evrak kullanımı nedeniyle bilgiye erişim sınırlanmakta, arşivleme ve belge güvenliği gibi zorluklar ortaya çıkmaktadır. Bu durum, süreçlerin takibini zorlaştırırken, erişilebilirlik ve şeffaflık gibi kritik unsurların da yetersiz kalmasına neden olmaktadır. Bu doğrultuda çalışmanın amacı, geleneksel yöntemlerin uygulandığı merkezlerdeki tüm operasyonel süreçlerin yöneticiler, eğitmenler ve öğrenciler tarafından kullanılabilecek web tabanlı bir sistem aracılığıyla dijitalleştirilerek daha verimli, etkin, şeffaf ve erişilebilir bir yapıya kavuşturulmasını sağlamaktır. Bu kapsamda, sunucu tarafı PHP tabanlı Laravel framework ile geliştirilen sistemin arayüzü HTML, CSS ve JavaScript ile tasarlanmıştır. Geliştirme sürecinde, ihtiyaçların değişkenliğine uyum sağlamak ve sürekli geri bildirim alarak sistemin işlevselliğini artırmak amacıyla ‘Çevik Yazılım Geliştirme Yaklaşımı’ benimsenmiştir. Artvin Çoruh Üniversitesi Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezinde kullanıma sunulan sistem, kullanıcı rollerine göre yetkilendirme yaparak süreçlerin etkinliğini sağlamayı amaçlamaktadır. Sistemle birlikte, yöneticiler kurs başvurularını, kontenjan ve sertifikalandırma süreçlerini yönetebilir, kullanıcı yetkilendirmeleri yapabilir, evrak düzenleme, talep etme ve arşivleme süreçlerini kontrol edebilir. Eğitmenler kurs başvurularını gerçekleştirebilir, başvuru detaylarını düzenleyebilir, başvuru durumlarını takip edebilir ve sertifikalandırma sürecinde onay veya ret yetkisine sahiptir. Öğrenciler ise kursları görüntüleyip başvurularını ve evrak süreçlerini yönetebilir ve sertifikalarına erişebilir. Sonuç olarak süreçler hızlandırılmış, evrak yönetimi sistematik bir yapıya kavuşmuş ve bilgiye erişim kolaylaşmıştır. Ayrıca, süreçlerin şeffaf ve izlenebilir olması hata payını en aza indirmiş, paydaşlar arasındaki iletişim ve koordinasyonu güçlendirmiştir. Böylece, zaman ve kaynak tasarrufu sağlanarak verimlilik artırılmış ve operasyonel süreçler daha sürdürülebilir bir yapıya erişmiştir. Geliştirilen sisteme https://artsem.artvin.edu.tr/ adresinden erişilebilmektedir.